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【商评原创】信息管理与信息化战略
 
2019-12-05         访问次数: 871
 
 
 

翻译 _未?   Alexie

 

 


信息管理是企业必须面对的艰巨挑战


理解信息管理的第一步是要了解其内容,即输入、数据分类、实际业务处理过程(业务流程管理、记录管理、内容管理、业务协作等等)、信息存储以及输出等,但是,信息战略管理却不是要了解上述工作的详细内容及执行方法,而是要全面掌握信息管理的价值链条,并从信息化建设之初就围绕企业的业务目标及终极管理目标进行整体性的规划。


本文将要探讨的信息管理指的是“企业信息管理”(EIM,Enterprise Information Management),这是个非常复杂的概念,而且由于诸多原因,想要弄清楚并轻松应对是比较困难的一件事情,这其中不仅涉及信息化的任务,而且涵盖信息源、信息管理本身、关键业务的连接、业务流程等诸多事务。很多企业和其合作伙伴常常使用独立的自有系统来存储、采集捕获数据,而且这些重要的业务数据只是在自己组织内部共享,这种“孤岛式”孤立使用数据的方式使得信息管理变得更为复杂、困难。


纷繁复杂的信息应用优先级次和不断的变化、扩展、演进都会引起后台管理和前端业务信息的孤立与不连贯,更严重的是,不断增长的结构化、非结构化的大数据、小数据和快速数据大量累积,但却由于系统的断裂、孤立造成不能很好地被利用。


这种状况造成了企业高管面对信息管理犹如面对尖端科技,他们希望弄清楚信息系统是如何帮助他们面对业务挑战的,希望信息系统能够促进业务顺畅运行,满足员工的工作需求和客户的需求,更希望从中找到产生业务价值的新方法。


因此,信息管理的首要任务是建立起信息化意识及与之相关的信息应用文化和基础,以便未来能够借助信息系统来捕捉、提取到与业务运营及相关生态有价值的数据资源。


正如信息化价值目标所述,全面的企业信息管理有助于弥合信息系统中孤立的碎片信息,帮助管理者了解从企业内容管理到数据管理、数据分析、业务运行以及相关联的结果。


1.呼唤卓越的信息管理方法


信息管理的复杂性是一个常见的问题。对于那些不太理解信息管理本质的企业高管来说,最大的问题往往是认为信息管理是一项“独立的事务”,或者只考虑与之相关的那些管理内容,这种将信息管理置于企业业务之外孤立地来看待的现象即使是已经认识到信息管理对于企业的重要性,也不能正确地在实际经营管理过程中抓住信息管理的本质涵义。


当然,高管们非常忙碌,有很多重要的事务要处理,但是,信息化的重要性却也是不言而喻的。数字化改变了以往的业务流程和作业方式,尤其在当下的移动互联时代,面对日益激烈的竞争和经济挑战,响应并满足不断变化的客户需求,为员工提供更好的工作平台及作业手段,无论是针对短期、中期或长期业务目标,都要求高管们必须正确理解信息化复杂的本质,深刻领会信息化是如何面对上述需求发挥作用,是如何改变了客户体验以及支持企业进行创新的。


因此,仅仅理解信息系统、智能化等信息化内容的管理方法和手段已经远远不够了。我们知道,数据是一种核心资产,但如果没有正确的信息战略,那么,信息数据这种有形核心资产的价值就会被信息建设的投资挤压而变成为一种投资负担,这又会反作用于信息决策,带来压力和风险,信息化就不会走出投资的阴影而发挥出它巨大的资产价值。

 

 


现实是严峻的,激烈的竞争所导致的业务被蚕食或行业被颠覆的案例不断地出现,那些被颠覆者被动地接受这种惨局的原因就在于没能跟上信息化时代的步伐,或者没能正确理解、使用自己的信息系统及数据资源。


因此,像重视其他资产一样重视信息数据,视信息数据为企业数字化转型的基础尤为关键 :  


•数据是企业的核心资源之一 
•具备信息化职业素养的人才是重要资源 
•信息化、规范化过程中积累的经验是企业的软实力 
•有效信息应用提升的时间 / 响应速度则意味着效率、效益 
•信息技术将促进业务创新的便捷、敏捷 
•信息技术是构建规范可监测业务流程,提高业务自动化程度的关键 
•信息技术才是实现业务互联、业务协同的基础和前提


信息管理包含了信息资源以及与之相关的人员、业务流程、信息技术等内容,这些都是企业创建一致、以价值为导向、适当的战略所必须的资源。


2.从高层管理者角度全面审视信息与信息管理


我们不仅要掌握信息管理内容,还必须实现卓越的信息管理,以此“激活”信息数据,让这些信息充分发挥作用,释放其中的价值。

 

 


高管们不必马上理解和掌握一切有关信息管理的内容,但是却需要明白自己想要什么,从客户、员工、经理人员、合作伙伴希望您明白信息管理对业务的影响与意义及其主要目标等问题入手,然后建立起企业信息管理的整体概念,切中局部重点。这个方法能够快速帮助高管直面信息管理的复杂性及其带来的挑战。


做好这一点最重要的是集中精力去思考信息管理这项工作,提出正确的问题,并转换思路。显然,这是比较明智的做法,同时也会让有关挑战、优先事务、实现目标等问题都变得较为“简单”。虽然信息管理是“关于技术”的事务,但位于战略层级的高管们无需了解任何具体的技术及其应用实现,比如说,文档扫描是如何工作的,什么是 Hadoop 等等。因此,当高管们进行信息管理决策时,请忘掉互联网、计算机技术及其背后的那些规范或标准,企业信息管理的战略决策与任何具体的信息技术及其应用均“无关”。


但战略决策者们却需要了解掌握信息管理各个方面的基本问题、演进方法、过程以及答案,把握好作为高管在信息化建设中所承担的事务、决策性角色,将信息建设正确地纳入到日常管理工作内容中,这一切都是至关重要的。


信息管理涉及信息和信息密集型业务流程的识别、优化、连接、托管等事务,以创新手段来实现业务推动和客户价值,获取竞争优势,这些都使得信息成为核心的企业资产,成为推动商业经济蓬勃发展的首要选择。


高层管理者们需要着眼大局,并正确选择合适的项目成员和信息技术供应商来帮助自己聚焦这些大局事务,而这一切不能只是思考,更重要的是要变成行动。有句老话:重要的不是技术,也不是信息管理的各个细节,而是您想用它来实现什么。作为高管,必须明白客户、员工、合作伙伴以及其他利益相关者利用这些信息技术在做什么,这,才是重点。


3.企业信息管理的整体实现涉及人员、过程、技术及信息建设整体目标

 

 


在深入了解信息管理对高管的日常、未来业务的影响之前,有一点非常重要,那就是信息管理的卓越性能只有在将人员、业务流程、应用技术 /工具等正确、有机组织结合之后才能有效体现,这种有效性不是戏剧化的,而是,输入正确,输出才能有效。


综上所述,我们知道信息管理对于企业、高管决策是很重要且难以驾驭的一项工作。那么,到底什么是信息管理呢?不过,这个问题的答案取决于询问的对象,因为,信息管理和企业管理经常可以互换使用,这种互换使用取决于二者之间的区别,说明了信息管理在某些方面、作用、内容上与企业管理高度契合,但信息管理绝不是传统的企业管理内容的简单“技术化”。


您可能知道,对于信息管理,专业人员(例如 AIIM?全球专业信息人员社群)会从企业业务管理的角度对要信息管理和企业管理进行非常专业的阐述和说明,请参阅图 3。

 

 


从上图可以看出信息管理的素以及其背后的任务处理过程。数据要准确,要考虑安全问题,是否合法合规,然后要将捕获采集到的大量数据经过系统加工处理之后转变为结果和知识。在这个过程中,所有数据要有机互联,避免信息孤岛。整个信息系统由很多子系统、业务处理流程、分布的众多存储、安全机制、数据治理、输入、输出等组成,这其中各种应用、处理、通道、数据种类、来源、应用场景、结果等都非常庞杂巨大,复杂程度难以言表。


这个图已经流传很久了,是在人们谈论物联网、社会化商业、算法经济的演进之前就提出的。在结果和应用方面,这个图的提出也早于客户体验管理、数字化转型、新技术的关键作用等课题。图中并没有考虑不同组织、不同业务部门、不同业务功能之间的信息交互情况,想象一下,如果加入这些复杂性,这张图将变成什么样,那复杂程度可想而知。


因此,作为高管和董事会,知道信息管理的重要性即可,陷入如此庞杂的技术系统之中不是明智之举,也不应该如此“插手”技术人员的专业领域,将时间浪费在思考这些令人头疼的技术细节之中。


再强调一下,我们希望高管和董事会正确理解信息管理的内涵,即:


•需要明白自己想要什么,从客户、员工、经理人员、合作伙伴希望您明白信息管理对业务的影响与意义以及其主要 目标 等问题入手,然后建立起企业信息管理的整体概念,切中局部重点;


•必须明白客户、员工、合作伙伴以及其他利益相关者利用这些信息技术在做什么;


•提出正确的问题,并转换思路 ;


•需要了解掌握信息管理各个方面的基本问题、演进方法、过程以及答案;


•把握好作为高管在信息化建设中所承担的工作及决策性角色;


• 将信息建设正确地纳入您的日常管理工作内容中,这是至关重要的一点;


• 输入正确,输出才能有效。


4.为什么信息管理对管理层和董事会如此重要?


很多企业高管认为,信息管理就是信息部门、IT 专业人士、IT 经理或 CIO、技术人员、首席数据官的事吗?企业已经设置了这么多的专职部门、专职人员,还需要高管、甚至董事会来着手信息管理这件事吗?答案是,需要,因为信息管理不是简单的一项业务,它涉及企业管理的全方位,尤其是信息资源上升为企业重要资产之后,更是高管们要抓的关键工作之一。


首先,信息管理不应该被排除在董事会之外,它的管理、组织方式、安全、保护都是高管和董事会要关注的工作。其次,信息不仅仅是企业管理的方法手段,是企业组织资源的生命线,也是组织生态过程互动、连接的粘合剂。在当今的信息时代,信息已经发展成为企业一项关键性的商业资产,甚至成为企业的一项经济性商品。正如美国著名咨询公司 Gartner 所称,人类当前的经济是一个真正以信息复兴为特征的经济。


从信息的角度来定义什么是信息管理


信息管理就是,管理涉及企业组织一个业务活动周期的数据信息,从一个或多个来源获取数据资源,保管这些数据资源并将其分发给所需要的人员,最后将其存档或转移、清理。换句话说,信息管理就是在企业的一个业务周期内,对所涉及信息的处理、业务活动支持及用户应用数据、管理数据等内容的总称。


这里还有另外一种定义,即,信息管理涉及信息识别、优化、转发、连接、集成以及业务流程创新等内容,旨在增强竞争优势,有效且高效能地处理业务过程,实现客户价值。


在当前移动互联时代,信息管理还需要考虑如何将信息纳入核心业务资产,更好地实现信息资源的业务价值和经济价值。


对比一下上述两个定义,看出不同了吗?后一种定义更符合信息管理的业务顺序级次和企业管理目标。


1.信息价值链:以信息为中心,实现竞争效益


回到前面章节中信息管理对高层管理者及董事会重要的那个话题上。在上述的介绍中,我们讨论了掌握信息管理是业务成功的关键及必要条件,那这句话到底指的是什么?为什么信息管理如此重要?


国际著名研究公司 IDC(Information and Direction Center,IDC 研究)在其 2015 年研究报告《信息数字化转型的成熟图景》中非常明确地指出:“信息是新数字化生态系统的核心”,并督促各类企业组织要根据自己的业务内容来掌握这一著名的信息价值定义,以获得竞争优势。


然而,这个定义使得很多企业必须面对数据的非结构化和数据量的爆炸式增长所带来的挑战,因为,未来,物联网会使得这种局势更加严峻,当然,这也催化了一些企业发展其数字经济业务。假如企业对信息管理的概念依然还停留在简单、单一的存储体系阶段,或者企业还没能掌握这个信息价值链,没有能重视到信息管理的关键作用,那么,其数字化转型将会困难重重。


因此,从信息资源中发掘出价值是企业的未来之旅。IDC 研究估计,到了2020 年,数据量规模将达到 44万亿(4.4×10 12)字节,这个增长是 2013 年的 10 倍之多,也是企业未来的效益源泉,每千兆字节背后都隐藏的大量信息,都潜藏着巨大的商业价值,等待被开发、解锁,等待被发现、被利用。


尽管 2020 年转眼即到,但 IDC 研究指出,今天的大多数企业组织仍然处于“从爆炸式增长的信息中获取价值”的旅程起点。IDC 研究称,企业和组织是时候拥抱数字化转型了,需要将信息视为“企业数字化转型的关键和推动力量”并将之付诸行动,使之生效。IDC 的这项研究着眼于不同阶段信息数据资源转化和企业数字化转型。


IDC 研究表示,那些掌握了差异化信息价值链的企业或组织将优先获得竞争优势,这个结论获得多数研究者的赞同。

 

利用信息管理建立竞争优势需要从现在抓起,从当下做起。捕获采集数据信息,将其转化为价值,并帮助企业组织从中获得新的数字生态系统的核心资源?数据,这是企业高管和董事会的使命,其目标将最终改进现有的收入盈利方式,建立起全新的利润渠道。

 

 


2.作为资产的信息和数据,其价值介于口头宣扬和实践之间


口头承认信息是一项关键性的业务资产是一回事(毫无疑问,许多高管都同意这个观点),但把它当作是重要的业务资产却是另外一回事。即使我们已经认识到信息和信息管理的关键作用,在调查和面对面讨论中强调他的重要性,但这种口头宣扬和实践之间还是存在着超出我们预想的严重脱节。


首要的问题是,您知道自己的组织拥有哪些信息吗?实际的情况是,多数企业都不知道这个问题的答案,即使有些企业会反躬自问自己这样的问题,但最终问题却变成了“我们是否知道怎样从数据中提取价值”,或者“我们是否有技能和工具来这样做”等问题。这种南辕北辙的答案十分令人失望,这表明我们还是在将信息技术视为工作内容或工作的手段,没有真正将数据视为一种资产,更谈不上对这种资产重要性的理解认识。而真正的答案是,如果我们将数据视为资产,那引入获得数据资产的工具和技术的分期安排就要丰富得多,节奏也会紧扣信息战略。


3.缺乏从信息中创造业务价值的能力


《企业信息管理:在不断变化的信息环境中实现绩效和一致性的目标》这篇研究论文明确地指出:大多数企业都认为他们不擅长利用信息创造业务价值。文章涵盖了对企业信息管理状态进行深入调查分析的结果,研究了企业信息管理(EIM)的驱动因素,也研究了组织如何衡量自己的 EIM 能力。调研结果显示,只有42% 的受访者认为他们的组织善于或非常善于从信息中创造新的商业价值。

 

 


下图就是受访者关于他们创造能力的看法以及对企业 EIM 能力的其他参数的评估。


4.信息成熟度和能力:直觉与真实


根据 Iron Mountain 和普华永道 (PwC) 最近的研究,67% 的欧洲和 75% 的北美商界领袖认为他们充分利用了自己的信息。这与之前提到的研究有很大的不同。然而,与此同时,研究发现,只有4% 的企业能够从他们所掌握的信息中获取全部价值。

 

 


译者注:


普华永道,PwC,Price waterhouse Coopers,世界上最顶级的会计师事务所之一,也是国际四大会计师事务所之一。

铁山公司,Iron Mountain Incorporated,成立于 1951年的企业信息管理服务公司,总部位于马萨诸塞州波士顿,纽约证券交易所上市公司,

股票代码 IRM,业务遍布北美,欧洲,拉丁美洲和亚洲。铁山公司为客户提供信息记录管理、信息销毁、数据备份和恢复等服务。


企业信息管理的业务感知差距如此巨大,不仅是企业高管们,CIO 也需要调整自己的心态,以适应不断变化进步的技术和应用的挑战。根据 Colt 对欧洲决策者们的调研,大多数 CIO 在做决策时更喜欢直觉判断而不是利用数据智能。虽然数据不能说明一切,但凭借直觉经验来判断也有失偏颇。


译者注:
Colt  DCS 公司,Colt Data Centre Services (Colt DCS) ,英国数据中心服务商。


情感、直觉、经验、业务背景很重要,而且在多数情况下,这些能力非常重要。但是,事实的情况是,当今的 IT 部门常常孤立于业务,CIO 们如果将个人直觉置于数据分析及智能判断之上的话,怎么能够企盼一个组织能够充分利用好数据,挖掘信息的价值呢?


安全:数据的价值与数据保护


另外一个具有挑战的例子是关于安全的。


无论如何看待网络安全,其核心都是保护、监管好数据,这是安全工作的重心。随着信息应用范围的扩大和数据量的不断增长,这个任务越来越艰巨而具有挑战性,安全工作也由此变得越来越不容易。为此,安全管理需要一个类似于信息管理一样的整体视图,那些将信息视为重要资产的企业都会将信息安全放置在首位,并得到董事会高层管理者的重视。


如果企业会不惜一切代价去保护现金、资本、货币等其他资产,那么既然也是资产,是企业未来的价值源泉,信息数据就没有理由被轻视,就应该被全力保护,对不对?


如果因为保护不力而造成数据泄漏、被盗或偷窥,那引发的后果将是无法估量的,而且其影响也将不易彻底消除。这个只要看看新闻中经常报道的重大网络攻击事件就会知道这些安全事件造成了多大的损失和负面影响,这种损失不仅包括信息被窃取而造成的直接经济损失,还包含信任、声誉、企业荣誉、无形资本等损失,当然,在一些具体的案例中,企业还会分析出其他的损失。总而言之,损失无法估量。

 

 


 坏人”非常了解信息和数据的价值,这就是他们为什么挖空心思地试图获得信息数据的原因,而且手法变得越来越老练狡猾,由此导致了安全事件数量的不断上升。普华永道 2015 年全球信息安全状况调查显示,2015 年发现的安全事件比 2014 年增加了38%,硬知识产权的盗窃增加了56%。


在惊讶于信息安全问题的同时,从某种程度上来说,这也是个好消息。2014~2015 年间,许多公司将信息安全预算提高了24%,安全事件造成的财务损失减少了5%。各种企业、组织都意识到了信息安全的严峻性,也采取了必要的防护措施,甚至采用大数据分析等“新技术”来解决这些安全问题。


2014 年,安全袭击数量上升到 4280万起,平均每天超过 11.7万起安全事故,较 2013 年的 2890万起增长了48%。

 

 


虽然 2015 年比 2014 年要乐观了一些,但也好不到哪里去,信息安全问题依然严峻。信息作为一种重要的资产和有经济价值的资源,黑客和攻击者正在闻风而动,追逐着这些利益。


还有一个备受关注的焦点问题是,在移动互联应用一日千里发展的今天,各种 APP、物联网应用俯首皆拾、异彩纷呈,数据生成量日益暴涨,分布存储更加复杂,这也使得数据安全问题更加棘手。


现实的情形是,许多企业和组织的信息安全状况都令人堪忧,他们都知道培育员工信息安全意识、定期进行网络安全分析、防止各种病毒和黑客等安全工作很重要,也有所举措,但却没有建立起与时俱进的信息安全策略,这其实还是没有足够认识到信息安全重要性的具体表现,“信息即是资产”还仅仅是口头宣扬的概念,还没有深入到高管们的日常思考范畴中。


这里有一组数据印证了上述的说法。普华永道研究发现,尽管安全攻击事件在 2015 年有所降低,但 42% 的大型企业组织仍然没有一个全面的信息安全战略和管理方法。此外,只有 53% 企业组织有相应的员工培训计划和安全意识建设,49% 的企业进行过安全威胁评估。这些数据都表明还有很多企业组织并没有意识到信息安全威胁并做好应对和防御准备。


今天,信息技术空前发达,员工信息安全意识和培训又有了新的内容。试想一下,手机应用不断生产数据,APP、各种文件同步、文件存储、文件分享的技术不断被推出和采用,这就又刷新了传统安全管理的内容。数据存储、移动访问、移动应用、共享等技术推动了信息化,也同时带来了安全管理的新挑战和管理更大、更复杂人群等新问题。


总之,即使信息是一种资产的认知已经被认同,企业和组织也意识到需要建立相应的安全保护机制,但这仍显不够,因为,日新月异的信息应用变化使得现有的安全管理总是滞后于信息技术的创新与发展的速度。


信息管理的全程智能化?记录,参与,洞察


信息管理正在变得越来越智能化,因此,智能信息管理的说法也越来越常见。不过,这是否意味着以前的信息管理比较“愚笨”呢?完全不是这样的。


智能信息管理(IIM,Intelligent Information Management)是使企业组织能够理解、组织、管理所有数据的一组流程和底层技术的解决方案。在这里,流程、技术、数据、管理和理解是关键词汇。
而“理解”代表的就是智能。


具体来说,智能信息管理是关于所涉及知识的解决方案,智能包含的两个重要含义就是知识和理解。     
                                                                                                                            
首先,信息管理转向了认知理解和人工智能

 

 

•智能信息管理:内容分析、上下文语义理解 
•智能应用流程 :应用程序自动解释、认知的系统 
•智能信息链接 :信息自动流动、智能文档识别 
•智能信息计算 :人工智能算法、AI 人工智能、大数据 /小数据分析及洞察

 

其次,信息管理包含了参与执行与应用环境


在所有信息被识别、理解和付诸行动的方式中,信息管理的重点正在转向结果,这是从记录数据式系统向参与式系统进化的结果。在这里,这种进化代表着一种智能,使得信息系统越来越具有洞察能力。

 

 


从管理逐条的记录、信息流程,转向输出结果情报、在洞察指引下采取行动,这是智能化的结果。以前是参照手册才能作出人工干预执行;智能信息则是采用智能决策,释放创造能力,并根据真实环境分析、触发结果,功能实现和业务需求响应更加自动化、智能化。


智能信息管理解放了组织生产力,使其能够更专注于最重要的事务。当文档和数据被转换、理解、丰富化并与业务流程、人员、业务功能相关联时,这些数据变成了信息,然后变成了知识(开始智能化),这些知识就是业务流程执行、人员和业务功能所需要的智能,它将在人员大脑中形成明确的可执行目标。智能技术使得这些可执行目标具有空前的语境性,明确的价值,可理解的知识智能。

 

 


数字转型,信息如何成为新经济的中心?


IDC 研究之 2016 年预测分析表明,随着数字化转型成为企业组织的新增长点和创新战略的核心,信息的作用以及认知理解后的付诸行动的能力将无处不在。


IDC 强调,为了在数字化转型中取得成功,企业组织需要有效地利用信息,使其成为“企业数字化转型的关键推动力”。

 

 


这似乎是一个显而易见的事情,但对于许多组织来讲,这还是一道很难逾越的鸿沟。


如果数字化转型是企业战略的核心,那就有必要深入研究信息管理在转型中的作用。 


2016 年,有65% 的大型企业已经开始致力于企业信息化和数字化转型,这是因为他们已经意识到信息在企业转型、 客户体验打造、创新等方面的作用与价值。但是,正如前面章节所讨论的,承诺和具备信息管理、执行能力之间有着很大的区别。 


IDC 研究声称,未来,企业组织的重点将转向无形资本,视人员、关系和信息为组织的连接器。在快速变化和加速 发展的生态系统中,创新能力、数据、客户体验、速度、敏捷性、规模化等能力都将成为决定成功的要素。 


根据 IDC 的研究结果,到 2020 年,全球前 2000 家(G2000)上市公司中的 60% 将通过数字化将许多流程从基于人 工的交付方式转变为基于软件的交付方式,进而将生产率提高一倍。人们已经看到数据信息的价值,并利用它计算、理解、认知,推动企业的数字化转型。


数据和信息不再仅仅是转型的推动力量,已经成为数字经济的核心。


1.在信息管理方面更具战略眼光


为了确保企业持续成功,就需要在信息管理和与数字化转型有关的所有事务方面更具战略眼光。在前文“作为资产的信息和数据,其价值介于口头宣扬和实践之间”的章节我们提到过“口头宣扬和执行实践”之间的差距,始终都在聚焦论述信息在企业组织数字化转型中扮演的关键角色,这是战略赋予信息管理的职责。


当下是彻底研究如何捕捉、处理和分发这些有价值的数据的最佳时机,了解信息使用的业务位置、传播方式、存储安全等,并将其与未来的价值挖掘联系起来。


如果制定明确的数字化转型战略,正视信息的关键作用和价值,辨析清楚业务现实和优先级别,就可以成为那 29% 的企业,逐渐步入最佳实践。否则,还会停留在初级数据应用(报表分析)层级,浪费珍贵的信息数据资源,最终也不会实现数字化转型,成为只有口头承诺的“宣扬者”。

 

 


一长串的数据和案例都在说明,很多企业都不能正确启动自己的信息管理战略,更不用说正确的使用其价值了。这不足为奇,现实中的首席数据官CDO(有些企业甚至连这个职位都没有设置)受到太多的业务牵制,导致了这种低效的信息管理和应用。因此,如果不从文化和战略角度进行思维转变,单凭一个 CDO、数据架构师都无法完成企业的数字化转型。

 

 


2.信息战略将从思考业务和业务效果入手


无论您是否需要文档捕获采集、企业内容管理或其他文档自动化、信息管理等解决方案,驱动信息化战略首要的是您的业务优先级次,而不是这些具体的应用系统。


业务优先级次由收入 / 成本 / 利润、业务的上下衔接、客户体验等要素来决定。排出这个优先级次看起来容易,但操作起来却有一定的难度。AIIM 的 Atle Sjekkeland 建议企业组织在寻找企业内容管理(ECM,Enterprise Content Management)解决方案时,要尽量使问题简单、明了。Atle 认为,企业组织应该放弃一些“旧有的”原则,比如详细列出多达几百页的需求文档等做法,这是因为,多数需求在新的解决方案上线之前就已经过时、不合时宜了。


简单、明了意味着易于使用,使人们更容易关注本质,即核心驱动程序。智能化则使得企业可以与信息供应商一道面对更大的业务挑战。


3.以最终目标为驱动,回归本源


CIO 和 IT 经理是非常有潜力的职位,他们可以从价值和企业未来增长的角度认真思考整个信息链条,从中寻找到新的业务机遇。


当现有工作仍然在进行中时,CIO 和 IT 经理们就需要着眼新的行动了,从整理信息开始,探索信息数据的新的价值点,捕捉到那些重要的数据,缩短“数据捕捉 - 报表洞察 - 行动”的路径,获得真正的数据驱动能力。


下面是 AIIM 在最近的“无纸化进展,衡量数字结果”的行业观察报告中的一段话:“即使那些已经优化改造了业务流程的企业和组织,在获得多渠道客户交互沟通,统一前端业务响应等重要业务方面,还有许多工作要做,这些工作就隐藏在数字信息之中。”

 

 


差距不是一个,两个。我们的业务和客户的体验之间有差距;信息和数据转化之间有差距;业务部门、流程和那些脱节的系统之间有差距…… 要想关闭、减少这些差距,就要从减少依赖报表,将视角转向数字化转化来入手,树立起信息化战略。

 

 


4.数据和信息的战略优先级:为什么,是什么,在哪里


为了实现企业目标,尽最大可能在更广泛的意义上优化企业业务,清晰化所需信息数据,避免将注意力分散在表象数据、抑或是数据存储和业务系统上,就需要从信息管理的根本上着手,管理好信息资产,建立起企业的数据和信息管理的战略。


在建立信息战略时,首先要问的就是“为什么”和“是什么”,这是一种高管式的语言,即:我们想要实现什么?为什么我们需要那些信息?这个发问之后就会自然而然地接着问“地点和方式”。

 

 


在图 3 中的“输入”部分,我们可以看到文档、数据和信息可以通过人工、应用系统等几种主要输入方式进入企业组织中,企业拥有着多渠道的信息数据来源。面对如此丰富的信息来源,新的问题就变成了“哪些信息数据可以被利用”和“如何利用信息数据来推动业务目标的实现”。在进行信息战略规划时,请记住这句老话:“在正确的时间、正确的环境,由正确的人,采取正确的行动,借助正确的应用系统,将正确的信息数据置于正确的地方。”


5.传统和创新的信息输入手段


确定捕获采集数据的手段是为了实现信息建设的根本目标,在这里,“接收”是信息采集的第一种来源,邮件、大数据、客户沟通互动、评价反馈、呼叫中心等丰富的“接收”数据来源导致数据“体积”呈指数级增长,反之又推动人们对捕获数据方式的不同看法。上述都是电子数据格式,但纸面数据如何导入为电子数据仍然是一个不小的“挑战”。


6.连接数据源和数据信息的提供者


将数据源与数据提供者连接起来对未来业务非常重要,这是因为,数据信息无处不在,但我们并不是总能够得到并处理这些与实现业务目标密切相关的信息数据资源,这就使得信息数据具有了商品属性,也使得获取必需信息成为必不可少的任务。一个典型的例子可以有力说明这个结论,即市场营销需要各类越来越多的数据来驱动,像天气、交通等数据则属于外部数据,为了获取这类数据,企业就需要与外部数据进行“连接”(这些数据就是商品性数据)。

 

 


7.将纸质类人工数据电子化、数字化,释放信息价值


企业组织中存在着大量的有用信息,但往往却无法使用,潜在的原因是这些数据仍然处于手工操作的纸质化阶段;另外一种情况是,我们的备份存储中有大量的数据信息,由于数据格式的问题并不能被数字化和利用,这也导致这些珍贵的信息资源被闲置、浪费。


举个例子,当一个医院决定采用数字化健康记录卡时(EHR,Electronic Health Records),这通常不仅仅是因为要节约空间,更重要的是可用于改善医疗保健和患者的信息管理能力。另外一个例子是,企业的呼叫中心(Call Center)可以将客户和企业业务连接起来,但却对连接后台收发邮件的办公室和前台接待室无能为力,而数字化系统(OA)则能够很好地弥补这个业务空白。

 

 


8.借助分析、交互、设备、人工智能等可以自动生成信息数据


最后一点也尤为重要,那就是人工智能?AI(Artificial Intelligence)数据。内容分析、物联网(IoT,Internet of Things,本质是设备连接自动化、数据传输自动化)、机器学习、自动交互、自创建信息等都是按照我们定义的目标来自动化操作而产生数据信息的,也应该纳入企业信息化管理之中。

 

 
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